仕事で地味に時間を取られているのがメールの処理。 メールのチェック、作成、検索・・・結構、時間食われます。 しかし、脱マウス操作などのノウハウを用いれば、見違えるほど速くメールが処理できます！ 加えてパソコンに表示されるのが未処理メール数件のみとなれば、頭の中もすっきり整理。 アウトルックの時短術に関する4冊を読んで私が採用している「時短術」と、本のレビューを紹介します。
パソコン操作で一番時間を使うのがメール処理
ここを時短するのが効率的や
絶対早くなる時短術
アウトルックの時短術に関する4冊から「これだけは」というノウハウを7項目抽出しました。 これをマスターすれば、「便利！」「時短になる！」と実感でき、私の体感では10倍処理速度が増しました😄
- 長時間画面を見る時は、目が疲れにくい「濃い灰色」に画面の明るさを変更
- フォルダ分けはせず、「受信トレイ」には未処理メールだけ置き、処理済みのメールは別フォルダに移動し、受信トレイから消してしまう
- よく使う定型句は単語登録して手早く入力
- メールチェックはマウスを使わずキーボードで、ショートカットキーを使い倒す
- チームメンバー全員に同報できるよう、グループを登録しておく
- 送信してから気付くミスを「１分後送信」でカバーする
画面はシンプルに
「濃い灰色」の画面にすれば、目が疲れにくいです。 閲覧ウィンドウを使わず、リボン非表示にすれば、表示件数を増やせます。未処理のメールだけ受信トレイに置いておけば、TO Doリストになります。
3．フォルダ分けせず、「受信トレイ」には対応要のメールのみ
フォルダを分けると、非効率でミスの基です。 カテゴリーがはっきりしないメールをどこに分類するか悩んだり、どこに分類したかを忘れてしまい後から探すとき余計に時間がかかります。
受信トレイに纏めて置き、「メールはここにしかない」という状態が管理が楽です。 対応が済んだメールを「完了」フォルダに移し「未処理のものは受信トレイに置いておく」というシンプルなルールが管理が楽です。
「完了」フォルダへの移動をショートカットキー（[Ctrl] ⁺[Shift]⁺[1]など）に登録しておけば、移動が秒速で完了します。
４．よく使う定型句は単語登録して手早く入力
単語登録すれば、定型句の入力を省力化しるために使えます
[Ctrl] ⁺[F７]
⇒ 〔単語の登録〕を選択
⇒ 〔単語〕に登録したい文字列、〔よみ〕に入力しやすい短い文字列を入力
⇒〔登録〕
登録例）
〔よみ〕いつ ⇒ 〔変換〕いつもお世話になっております、ナコン君です。
〔よみ〕よろ ⇒ 〔変換〕よろしくお願いいたします。
５．ショートカットキーを使い倒す
使用頻度の高いショートカットを覚えれば、マウス要らずで、処理が格段に速くなります。 私が選ぶ「絶対覚えた方がいいショートカット10選」は、以下のとおり。
| キー | 効能 | |
| 1 | Ctrl + N | 新規作成 |
| 2 | Ctrl + Enter | 送信 |
| 3 | Ctrl + R | 返信 |
| 4 | Ctrl +Shift + R | 全員返信 |
| 5 | Ctrl + F | 転送 |
| 6 | Esc | ウィンドウを閉じる |
| 7 | Ctrl + E | 検索 |
| 8 | Ctrl + F7 | 辞書登録 |
| 9 | Ctrl + U | 既読から未読へ |
| 10 | Ctrl + P | 印刷する |
７．送信してから気付くミスを「１分後送信」でカバーする
送信時にメールサーバーに行く前に「送信トレイ」に１分間だけとどまるように設定を変更すると、１分以内であれば、送ってから見つけたミスにも挽回できます、修正できます。
本の特徴・レビュー
本を読み実際に試しながら、おススメ本をランキング形式で紹介します。
第1位 アウトルック最速仕事術
私の一押し！ アウトルック研究家を名乗る人で、日本初のアウトルックスキル本」と名打っているだけあって、目からうろこのテクニックが数多くあります。
本書は以下の構成です。
第1章 一番大切なPC のスキルは「アウトルックスキル」
第2章 時間のロスになる「画面の切り替え」を減らすテクニック
第3章 「脱マウス」に近づくための10 の基本ショートカット
第4章 仕事にスピードが生まれるメールの整理法
第5章 もっと時短したい人のためのスーパーテクニック集
第6章 もっと時短したい人のためのショートカットキー上級編
第7章 よくある質問
本書で特に使えると思ったノウハウはコレ！
・メールで一番時間がかかっているのが「整理する（探す）」
・フォルダ分けはせず、検索しやすいように１つのフォルダに保存し、必要なときにキーワード検索するのが最速の整理術
・処理済みメールはアーカイブフォルダに移動させ、受信トレイをTo Doリストとしても活用
第２位 アウトルック最強時短仕事術
多忙な著者がこれまで培ってきたテクニックや考え方が詰まっており、すぐに仕事でつかえ、時短に繋がると思います。 アウトルックの操作ノウハウだけでなく、仕事を早く処理するためのメールへの関わり方も記載されており、日々の仕事の時短へのヒントが詰まっています。
本書は以下の構成です。
- アウトルックでのメール仕事の第1歩
- メールの整理方法はこれが最善手
- メール仕事に関わるミスをゼロにする
- メール仕事の作業時間を劇的に短縮する
- 連絡先を整理してアウトルックを倍速にする
- スケジュールとタスクを使いこなす
- アウトルックをさらに便利にするテクニック
本書で特に使えると思ったノウハウはコレ！
・閲覧ウィンドウを見やすくする変更を最初にする（目が疲れにくい「濃い灰色」画面等）
・手間かけず関係者に同報できるよう連絡先グループを登録
・いつ送信したか相手に知らせたくない時は、メールの自動送信
第3位 Outlook 最強の仕事術
多忙な著者がこれまで培ってきたテクニックや考え方が詰まっており、すぐに仕事でつかえ、時短に繋がると思います。 アウトルックの操作ノウハウだけでなく、仕事を早く処理するためのメールへの関わり方も記載されており、日々の仕事の時短へのヒントが詰まっています。
本書は以下の構成です。
- outlookを最適な形にカスタマイズする
- 今すぐ試したい厳選ショートカットキー10選
- 速さと正確さを両立するテクニック
- 仕事が早い人が実践する８つのメール術
- ビジネスを円滑にする信頼されるメール術
本書で特に使えると思ったノウハウはコレ！
メールを開いたら選択肢は二つ！ 「５秒ルール」で対処を決める
・今すぐ返信する
・返信する日時を具体的に決める（フラグで期限を設定）
第4位 アウトルック最強のメール仕事術
効率よく仕事を進めるためのテクニックを解説する本です。 アウトルックでの処理時価を10分の１にすることを目指して、時短に役立つ便利技の数々が紹介されれています。
本書は以下の構成です。
- アウトルックで時短を実現する最強のセットアップ
- メールの作成・閲覧を高速化する最強テクニック22
- 大量のメールを効率よくいっきに整理するスゴ技11
- コミュニケーションが円滑になるメール作成のルール17
- 時間の無駄を省く最強のスケジュール管理術11
- アウトルックがもっと便利になる最強テクニック13
本書で特に使えると思ったノウハウはコレ！また、巻末のショートカット集が充実しています。
古いアイテムを整理して軽快な動作を取り戻す
・アカウントごとに１つのファイルに保存するので、メールが多すぎると動作が重くなる
・メールを一定間隔で自動的に保管庫に移動することでデータファイルを分割し動作が軽くなる
おわりに
アウトルックの操作方法の本は昔からありましたが、ここ数年で、「時短術」のノウハウ本が売り出されています。 それだけメール処理に時間がとれらている人が多い証左だと思います。 脱マウスでキーボードを多用すると、メール処理が格段に速くなりますよ。
処理するメール数も日々多くなるから、
効率化せんと、仕事回らんわ！
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